DASAR-DASAR ORGANISASI DAN INFORMASI KELOMPOK 8

AUTHORITY CONTROL DAN AUTHORITY LIST

Authority Control

    Authority control adalah alat yang digunakan pustakawan dalam menentukan bentuk-bentuk tajuk, seperti tajuk nama, badan korporasi, dan tajuk subjek. Authority control membuat keseragaman akses dalam records bibliografi, sehingga identifikasi tajuk pengarang dan subjek menjadi jelas.

Kata authority berasal dari gagasan bahwa nama-nama orang, tempat, benda dan konsep diotorisasi.

Yaitu mereka dibentuk dalam satu bentuk tertentu. Judul atau pengenal ini diterapkan secara konsisten di seluruh katalog yang menggunakan file otoritas masing-masing dan diterapkan untuk metode lain dalam mengatur data seperti hubungan dan referensi silang. Authority control adalah kegiatan menetapkan, membuat, dan menggunakan istilah standar yang dipakai dalam katalog perpustakaan beserta acuannya.

Tahapan Pelaksanaan Authority Control

1. Memastikan titik-titik temu unik dan konsisten dalam isi dan bentuk

2. Meningkatkan ketetapan dan perolehan data

3. Menyediakan satu jaringan yang menghubungkan berbagai tajuk yang berhubungan pada katalog

4. Meningkatkan temu kembali dengan menyediakan konsistensi pada bentuk-bentuk tajuk yang digunakan untuk mengidentifikasi pengarang, nama tempat, judul seragam, seri dan subjek

Contoh penggunaan

1. Seperti pengaplikasian Authority Control pada katalog online OPAC memungkinkan pengguna untuk menelusur dengan pengarang atau istilah yang umum.

2. Authority control dapat juga dipakai untuk mengecek atau memvalidasi nama anggota perpustakaan. Misalnya : ketika seorang petugas perpustakaan atau sebuah mesin pengembalian buku otomatis mnerima nama dan identitas seorang anggota perpustakaan, maka komputer pertama-tama akan melakukan pengecekan ke sebuah berkas yang berisi daftar semua anggota perpustakaan.

3. Untuk membantu menemukan file yang tepat untuk mengindeks materi bergambar seperti ketika membuat katalog foto documenter, kartun, cetakan, poster, ilustrasi, dangambar desain.

4. Di dalam katalog terdapat nama atau ejaan yang berbeda hanya untuk satu orang atau subjek. Contohnya

a. Diana. (1)

b. Diana, Putri Wales. (1)

c. Diana, Princess of Wales, 1961-1997 (13)

d. Diana, Princess of Wales, 1961- 1997 (1)

e. Diana, princess of Wales, 1961- 1997 (2)

f. Diana, Princess of Wales, 1961-1997

Istilah istilah yang berbeda ini menggambarkan orang yang sama. Dengan demikian, authority control mengurangi penulisan ini ke satu penulisan unik atau judul resmi.

Permasalahan yang muncul  pada sistem authority control

a. Hasil penelusuran tidak sesuai

b. Ruas-ruas yang terdapat dalam tajuk belum terkoneksi, sehingga sulit mendeteksi apakah setiap tajuk dalam ruas-ruas tersebut sudah dikeluarkan atau belum.

c. Penelusuran masih kaku, tidak bisa dari kata kunci

d.Tidak ada warning dalam penulisan tajuk yang kurang tepat atau tajuk itu sudah dimasukkan atau belum, sehingga masih banyak kesalahan atau duplikasi data. Kesalahan-kesalahan dalam penulisan tajuk biasanya terjadi karena kurang ketelitian pustakawan ketika menuliskan bentuk tajuk dalam deskripsi bibliografis yang secara otomatis langsung tersimpan pada pangkalan data authority

e. Semua pustakawan dapat masuk ke pangkalan data authority, sehingga data authority tidak terkontrol.

f.  Antara pangkalan data authority, pangkalan data bibliografis, dan pangkalan data OPAC belum terintegrasi, sehingga proses pengolahan bahan perpustakaan dan proses penelusuran informasi belum berjalan secara maksimal.

    

Cara mengatasi permasalahan pada authority control

Berdasarkan kendala yang ditemui pada sistem authority control yang ada saat ini maka dibutuhkan sistem baru untuk menyempurnakan sistem yang lama agar masalah-masalah yang ada dapat diminimalisasi. Pengembangan sistem yang baru tersebut memerlukan penambahan sistem sebagai berikut:

a. Hasil penginputan tajuk pada pangkalan data deskripsi bibliografis harus melalui tahap validasi, sehingga kesalahan-kesalahan dalam penulisan tajuk tidak langsung masuk ke pangkalan data authority.

b. Manipulasi data pada pangkalan data authority hanya dapat dilakukan oleh pustakawan yang mendapat hak akses, yaitu pustakawan yang bertugas sebagai operator, sehingga keamanan data lebih terkontrol

c. Memberikan warning pada penulisan bentuk tajuk yang salah atau yang sudah ada, misalnya data tidak bisa disimpan, sehingga mengurangi kesalahan dan duplikasi data.

d. Menyediakan fasilitas penelusuran melalui kata kunci

e. Menyediakan tampilan yang mudah dimengerti oleh pengguna

f. Menyediakan rujukan agar pemustaka dapat menemukan informasi yang dibutuhkan dengan cepat dan akurat.

Authority list

Authority list merupakan daftar judul yang dipilih untuk digunakan dalam katalog, disusun sebagai karya referensi resmi oleh para katalog untuk digunakan di dapartemen katalog.

Fungsi dari authority list adalah menyeragamkan dan mengendalikan tajuk-tajuk nama dan subyek, serta acuan-acuan yang digunakan di katalog perpustakaan.

Authority Control dan Authority List pada Pengkatalogan Deskriptif

Authority control pada tahap pengkatalogan deskriptif mencakup pengendalian tajuk nama orang dan badan korporasi (corporate bodies).

Authority control dan authority list dalam pengindeksan subjek

Authority control atau pengawasan terhadap tajuk pada tahap pengindeksan subjek dilakukan dengan kosakata terkendali (controlled vocabulary) atau bahasa indeks, seperti daftar-daftar tajuk subjek seperti Daftar Tajuk Subjek untuk Perpustakaan Indonesia, Daftar Tajuk Subjek Universitas Indonesia, maupun bagan klasifikasi supaya wakil dokumen dengan subjek yang sama terkumpul di satu tempat, maka tiap konsep diwakili oleh satu istilah saja.

DASAR DASAR ORGANISASI DAN INFORMASI KELOMPOK 7

PENGINDEKSAN SUBJEK

Pngertian Indeks

Pengindeksan adalah proses identifikasi dan analisis dokumen dalam kegiatan pengorganisasian nilai-nilai informasi yang mampu mewakili isi dokumen agar dapat diakses oleh pengguna dalam keperluan penelusuran informasi. Indeks ada 2 jenis yaitu, indeks subjek dan indeks pengarang. Jika atribut tersebut adalah subjek, maka indeks yang mewakilinya disebut indeks subjek, jika atribut tersebut adalah pengarang maka indeks yang mewakilinya disebut indeks pengarang.

Konsep Pengindeksan Subjek

Disiplin ilmu, yaitu istilah yang digunakan untuk satu bidang atau cabang ilmu pengetahuan.

a. Disiplin fundamental

b. Sub disiplin

Fenomena (topik yang dibahas), merupakan wujud/benda yang menjadi objek kajian dari disiplin ilmu. Bentuk ialah cara bagaimana suatu subjek disajikan. Dibedakan menjadi tiga jenis :

a. Bentuk fisik

b. Bentuk penyajian

c. Bentuk intelektual

Standar Pengindeksan Subjek

Standar merupakan aturan yang berguna untuk membimbing, tetapi bisa bersifat wajib. Pengimdeksan subjek mencakup proses pencatatan ciri-ciri dokumen yang penting, analisis isi, klasifikasi dan pembuatan untuk katalog. Bertujuan untuk memungkinkan ditemukannya dokumen yang relevan dengan suatu permintaan dengan cepat. Oleh karenanya dalam pengindeksa subjek harus memperhatiakan :

Subjek maupun pokok masalah yang akan diindeks harus betul-betul dibutuhkan oleh pemustaka.

Semua entri harus disusun alfabetis menurut abjad latin.

1.  Dalam pemilihan tajuk hendaknya dipilih istilah yang popular dan mudah dikenal.

2.  Memilih tajuk yang spesifik, khusus, dan rinci.

3.  Menggunakan Ejaan Yang Disempurkan ( EYD ).

4.  Dalam keadaan tertentu digunakan tajuk gabungan seperti Bank atau Banking.

5.  Nama orang harus ditulis lengkap.

6.  Apabila perlu bisa digunakan antonim.

7. Apabila terdapat suatu kata yang kebetulan digunakan dalam bidang yang berbeda dan memiliki arti yang berbeda, sebaiknya diberi keterangan diantara dua kurung.

8.  Untuk indeks nama departemen atau lembaga terkenal tidak perlu ditulis nama negaranya.
9.  Untuk membedakan nama diri dengan nama lain ( gunung, kota, tempat, dan lain-lain ) maka untuk nama diri ditulis dengan huruf kapital pada huruf pertama.
10. Untuk memberikan informasi yang lebih rinci dibuat petunjuk dari subjek utama ke bagian-bagian lainnya.

11. Untuk membuat indeks bidang sejarah maupun biografi dapat dilihat urutan kronologis dan bukan alfabetis.

12. Lambing atau singakatan yang masih asing hendaknya ditulis kepanjangannya.

13. Untuk pembuatan indeks penulis, maka nama orang yang telah menjadi nama alat, rumus, hukum,sistem.

Tahap-tahap pengindeksan subjek

     Pengindeksan subjek terdiri atas dua tahap, yaitu :

Analisis subjek

Pada tahap ini pengindeksan (indexer) mempelajari isi dokumen untuk untuk mengetahui subjek-subjek apa saja yang dibahas dalam dokumen. Bagian-bagian yang mendapat perhatian khusus ialah judul dokumen, daftar isi, kata pengantar dan pendahuluan, sebab di bagian-bagian inilah biasanya terdapat informasi yang bermanfaat untuk mendapatkan gambaran tentang pokok-pokok bahasan dokumen

Ada tiga hal mendasar perlu dikenali pengindeks dalam menganalisis subjek yakni jenis konsep, jenis subjek dan urutan sitasi. Berikut penjelasannya :

1. Jenis Konsep

Dalam satu bahan pustaka dapat dibedakan tiga jenis konsep yaitu:

 A. Disiplin Ilmu, yaitu istilah yang digunakan untuk satu bidang atau cabang ilm pengetahuan. Disiplin ilmu dapat dibedakan menjadi 2 kategori:

        1. Disiplin Fundamental

         2. Sub disiplin

B    Fenomena (topik yang dibahas), merupakan wujud/benda yang menjadi objek kajian dari disiplin ilmu. Misalnya pendidikan remaja. “Pendidikan” merupakan konsep disiplin ilmu, sedangkan “remaja” adalah fenomena yang menjadi objek atau sasarannya.

C      Bentuk, ialah cara bagaimana suatu subyek dIsajikan. Dibedakan menjadi 3 jenis: 

1.      Bentuk Fisik

2.      Bentuk Penyajian

3.  Bentuk intelektual

2. Jenis Subjek

Dalam kegiatan analisis subyek dokumen terdapat dalam bermacam-macam jenis subyek. Secara umum digolongkan dalam 4 kelompok, yaitu:

1. Subyek Dasar, yaitu subyek yang hanya terdiri dari satu disiplin ilmu atau sub disiplin ilmu saja. Misalnya: “Pengantar Ekonomi”, yaitu menjadi subyek dasaranya “Ekonomi”.

2. Subyek Sederhana, yaitu subyek yang hanya terdiri dari satu faset yang berasal dari satu subyek dasar (Faset ialah sub kelompok klas yang terjadi disebabkan oleh satu ciri pembagian. Tiap bidang ilmu mempunyai faset yang khas sedangkan fokus ialah anggota dari satu faset). Misalnya “Pengantar ekonomi Pancasila” terdiri dari “subyek dasar ekonomi” dan faset “Pancasila”.

3. Subyek Majemuk, yaitu subyek yang teridiri dari subyek dasar disertai fokus dari dua atau lebih fasaet. Misalnya: “Hukum adat di Indonesia”. Subyek dasarnya yaitu “Hukum” dan dua fasetnya yaitu” Hukum Adat” (faset jenis) dan “Indonesia” (faset tempat).

4. Subyek Kompleks, yaitu subyek yang terdiri dari dua atau lebih subyek dasar dan saling berinteraksi antara satu sama lain. Misalnya “Pengaruh agama Hindu terhadap agama Islam”. Disini terdapat dua subyek dasar yaitu “Agama Hindu” dan Agama Islam”.

3. Urutan Sitasi

Agar diperoleh suatu urutan yang baku dan taat azas/konsistensi dalam penentuan subyek dan (nomor kelas) maka Ranganathan menggunakan konsep yang dikenal “Urutan Sitasi”. Menurutnya ada 5 (lima) faset yang mendasar yang dikenal dengan akronim P-M-E-S-T, yakni:

1. P - Personality (Wujud)

2. M - Matter (Benda)

3. E - Energy (Kegiatan)

4. S - Space (Tempat)

5. T - Time (Waktu)

Contoh:

a) “Konstruksi Jembatan Beton Tahun 20-an di Indonesia”.

b) Jembatan - Personality (P)

c) Beton - Matter (M)

d) Konstruksi - Energy (E)

e) Indonesia - Space (S)

f) Tahun 20-an - Time (T)

Penerjemahan

Pengindeks “menerjemahkan” hasil analisis subjek dengan cara :

A. Mencari dalam bagan klasifikasi (classification scheme, misalnya DDC) nomor kelas yang sesuai untuk mewakili subjek dokumen. Nomor kelas ini menjadi unsur pertama dari nomor panggil (call number) apabila di perpustakaan tersebut dokumen disusun menurut subjek.

B. Mencari dalam daftar tajuk subjek (subject heading list misalnya Daftar Tajuk Subjek UI) satu atau lebih tajuk yang sesuai untuk menyatakan subjek dokumen. Tajuk-tajuk subjek ini dijadikan tajuk entri tambahan yang memungkinkan pengguna katalog menelusur lewat subjek.

Dalam daftar tajuk subjek tercantum yatu:

·         Istilah yang menjadi tajuk

·         Istilah yang sinonim yang tidak boleh dipakai sebagai tajuk

·         Istilah (tajuk subjek) yang berhubungan

Jenis-jenis Tajuk Subjek

Menurut jenisnya tajuk subjek dibedakan dalam beberapa bentuk, yaitu :

a.      Tajuk utama

1.      Tajuk kata benda tunggal
2.      Tajuk ganda.

 3.      Tajuk dengan tambahan
 4.      Tajuk nama diri

DASAR-DASAR ORGANISASI DAN INFORMASI KELOMPOK 6

KERANGKA SISTEM INFORMASI

Pengertian Informasi

Sistem Informasi adalah sekumpulan komponen yang saling terkait atau saling bekerjasama untuk mengumpulkan mengolah, menyimpan, dan menyebarkan informasi dalam organisasi.

Sistem Informasi merupakan kombinasi teratur dari orang-orang, perangkat keras (hardware), perangkat lunak ( software), jaringan komunikasi dan sumber daya data yang mengumpulkan, mengubah dan menyebarkan informassi dalam sebuah organisasi.

Kerangka kerja system informasi

a.  Konsep dasar

b. Teknologi informasi

c. Aplikasi bisnis

d. Proses pengembangan

e. Tantangan manajemen

Komponen system informasi

a. Bahan pustaka

b. Susunan koleksi

c. Katalog

d. Pengguna

Proses system informasi

a.  Pengindeksan

b. Temu kembali informasi

Kerangka kerja perpustakaan yang berfokus pada proses pengorganisasian informasi di satu pihak dan pencarian kembali informasi di pihak lain, digambarkan oleh Lauren B. Doyle dalam diagram berikut ini:

Peran Jasa Layanan Informasi

Fungsi utama suatu jasa layanan informasi (information service) ialah untuk bertindak sebagai antar-muka yaitu masyarakat sebagai kelompok pemakai dan  dunia sumber-sumber informasi dalam bentuk tercetak maupun dalam bentuk lain.

Kecenderungan konsep layanan perpustakaan seperti ini memerlukan kondisi-kondisi sebagai berikut:

1. Perpustakaan harus mempunyai persediaan informasi dan sumber-sumber informasi yang multitujuan, memadai, dan bervariasi, baik dalam isi, format, maupun ukurannya.

2. Perpustakaan harus mengorganisasikan dan menawarkan pelayananya dengan konsep layanan terhantar (tidak hanya menunggu pengguna datang ke perpustakaan).Seperti halnya pedagang perpustakaan harus mengembangkan sayap dengan cara memperbanyak jumlah pengguna.

Pengelolaan Informasi Oleh Perpustakaan

Pengelolaan informasi menjadi tugas pokok perpustakaan, sebab informasi menjadi aset utama perpustakaan dalam menjaga kelangsungan eksistensinya. Oleh karenanya perpustakaan  berdasarkan fungsinya melakukan kegiatan-kegiatan kepustakawanan yang tidak bisa dilakukan oleh orang lain.

            1.Penyimpanan Dokumen

Penyimpanan bahan pustaka merupakan meliputi kegiatan bagaimana memperlakukan bahan-bahan pustaka dalam pengaturan di tempat penyimpanan

            2.Layanan Dokumen
Pelayanan adalah tindakan atau oerbuatan seseorang atau organisasi untuk memberikan kepuasan kepada pelanggan. Sejalan dengan hal tersebut menurut Gronroos dalam Lupiyoadi (2001:5) menyatakan bahwa “Suatu aktivitas atau serangkaian aktivits yang bersifat kasat mata(tidak dapat diraba) yang terjadi sebagai akibat adanya interaksi antara konsumen dengan karyawan atau hal hal lain yang disediakan oleh perusahaan pemberi pelayanan yang dimaksudkan untuk memecahkan permasalahan pelanggan”

3.Pelayanan Perpustakaan

Layanan perpustakaan adalah berarti layanan yang diberikan kepada pembaca dalam memperoleh informasi dengan cepat, tepat serta mudah untuk menemukan bahan pustaka/informasi sesuai dengan kebutuhan mereka.

Pengindeksan dan Indeks

Pengindeksaan adalah menganalisa sebuah dokumen kemdian menerjemahkan ke dalam bahasa indeks. Adapun fungsi-fungsi pengindeksan antara lain :

a. Memberi panduan secara rinci untuk mendapatkan suatu bahan

b. Memudahkan pencarian suatu bahan atau sumber informasi dengan baik dan benar

c. Membantu dalam mencari suatu bahan yang akan dicari

d. Memberitahu hubungan antara suatu bahan atau sumber informasi dengan bahan atau sumber informasi lainnya

e. Menyediakan suatu pandangan yang menyeluruh yang terdapat dalam teks atau koleksi

Indeks

Dari segi bahasa didefenisikan sebagai sesuatu yang menunjuk atau menanda, daftar nama-nama yang disusun secara alfabetis. Unsur-unsur indeks yaitu
a. Kosa kata

b. Bentuk kata

Jenis-jenis indeks

a. Indeks belakang buku

b. Indeks berantai (chain index)

c. Indeks nama / pengarang

d. Indeks berabjad

e. Indeks kata kunci (keyword index)

f. Indeks KWIC / KWOC

Katalog Sebagai Indeks Perpustakaan

Perpustakaan memerlukan katalog adalah untuk menunjukkan ketersedian koleksi yang dimilikinya. Untuk itu, perpustakaan memerlukan suatu daftar yang berisikan informasi bibliografis dari koleksi yang dimilikinya.

Wakil Dokumen Ringkas Katalogisasi (cataloging). Kegiatan atau proses pembuatan wakil ringkas dari bahan pustaka atau dokumen (buku, majalah, CD-ROM, microfilm, dll.)

Abstrak

Adalah upaya para pustakawan dan pengelola system informasi untuk memudahkan pemanfaatan koleksi atau dokumen oleh penggunanya, terutama dokumen tekstual.

DASAR-DASAR ORGANISASI DAN INFORMASI KELOMPOK 5

PERAN PERPUSTAKAAN DALAM SIKLUS TRANSFER INFORMASI

Pengertian Siklus Transfer Informasi

Secara Etimologi, Informasi berasal dari bahasa Perancis kuno informacion (tahun 1387) yang diambil dari bahasa Latin informationem yang berarti “garis besar, konsep, ide”. Informasi merupakan kata benda dari informare yang berarti aktivitas dalam “pengetahuan yang dikomunikasikan”. Informasi juga dapat diartikan sebagai data yang telah diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya.

Informasi adalah proses pemindahan sumber informasi, yang telah diorganisasikan untuk disebarluaskan dari pusat informasi kepada pengguna informasi dengan dikomunikasikan.

Menurut sudut pandang dunia kepustakaan dan perpustakaan, informasi adalah suatu rekaman fenomena yang diamati atau bisa juga berupa putusan-putusan yang dibuat seseorang.

Tujuan utama pemerolehan informasi adalah untuk mendapatkanhasil yang baik dan konsisten dari aspek-aspek kegiatannya dengan pengadaan biaya yang relatif murah.

Siklus informasi adalah gambaran secara umum mengenai proses terhadap data sehingga menjadi informasi yang bermanfaat bagi pengguna. Informasi yang menghasilkan informasi berikutnya. Demikian seterusnya proses pengolahan data menjadi informasi.

Data merupakan bentuk mentah yang belum dapat bercerita banyak, sehingga perlu diolah lebih lanjut. Data ditangkap sebagai input, diproses melalui suatu model membentuk informasi. Pemakai kemudian menerima informasi tersebut sebagai landasan untuk membuat suatu keputusan dan melakukan tindakan operasional yang akan membuat sejumlah data baru. Data baru tersebut selanjutnya menjadi input pada proses berikutnya, begitu seterusnya sehingga membentuk suatu siklus informasi/Information Cycle (Tata Sutabri dalam Riyanto).

Terdapat dua cara memperoleh akses informasi, pertama informasi dapat diperoleh langsung dari si pembuat informasi dengan cara mengakses informasi yang telah direkamnya dalam sebuah media, kedua melalui perantara pusat informasi (perpustakaan).

Perpustakaan dalam siklus transfer informasi dapat digambarkan pada diagram berikut ini:

Fungsi utama perpustakaan pada gambar di atas adalah sebagai mediator antara sekumpulan populasi pengguna perpustakaan dengan timbunan informasi yang tersedia. Perpustakaan harus mampu mendefinisikan penggunanya dengan baik mengenai latar belakang dan kebutuhan informasinya, sehingga perpustakaan mampu menyediakan informasi yang berkualitas serta sesuai dengan kebutuhan penggunanya, seperti halnya definisi informasi yang dipaparkan di atas.

Perpustakaan hanyalah sebuah instansi, tetap saja yang menjalankan fungsi dan peran perpustakaan adalah para agen perpustakaan yaitu pustakawan. Pustakawan dituntut untuk memiliki kompetensi untuk dapat menilai kualitas dari sebuah informasi yang ada sampai nanti akhirnya dapat disajikan dengan baik dan tepat sasaran sesuai dengan pengguna yang membutuhkan. Pengguna perpustakaaan pun mempunyai andil dalam proses pemilihan informasi ini, partisipasi pengguna sangat dibutuhkan untuk mempermudah pustakawan memetakan kebutuhan informasi pengguna perpustakaannya.

Fungsi perpustakaan sebagai mediator bukanlah fungsi yang pasif yang hanya menjadi fasilitator tempat bertemunya pengguna dan informasi, namun lebih dari itu, fungsi perpustakaan sebagai mediator adalah fungsi yang aktif yang mengusahakan memberikan informasi yang berkualitas dan sesuai dengan kebutuhan penggunanya, untuk membantu perpustakaan mengoptimalisasi fungsi tersebut maka dibutuhkan sebuah sistem komperhensif agar dapat menemu kembalikan informasi dengan baik dan relevan sesuai dengan harapan pencari informasi tersebut.

Klasifikasi Informasi

1.  Informasi Primer

Informasi primer adalah hasil karya pengarangatau peneliti yang orisinil, naskah yang ditulis bisa juga disebut naskah orisinil. Sumber primer (primary sources) merupakan informasi yang berasal dari penemuan baru atau ilmu pengetahuan baru.

Contohnya apabila ada seorang peneliti, dia meneliti sesuatu tentang hal-hal yang belum pernah ditemukan/diteliti oleh orang lain, kemudian dia menuliskan hasil penelitiannya, maka tulisan yang dia tulis tentang penelitian itu di sebut naskah orisinil (sumber informasi primer).

Berikut ini saya berikan beberapa contoh :

a. laporan penelitian,

b. monografi yang deskripsikan suatu masalah,

c. suatu teori yang belum pernah di cetuskan oleh seseorang,

d. hasil penemuan,

e. thesis, skripsi, dll.

Naskah-naskah di atas ada yang diterbitkan dan ada juga yang tidak diterbitkan, naskah yang diterbitkan disebut terbitan primer, sedangkan naskah yang tidak diterbitkan contohnya adalah:

a. laporan penelitian intern,

b. catatan rapat,

c. file dari perusahaan,

d. berkas pribadi,

e. berkas lembaga,

f.  buku harian, memo.

2.  Informasi Sekunder

Informasi sekunder adalah susunan-susunan informasi yang telah di rapikan dari sumber informasi primer, dengan suatu cara tertentu. Sumber sekunder (secondary sources) merupakan penilaian, ringkasan atau kritikan terhadap suatu karya atau penelitian seseorang. Informasi tentang sumber primer yang disusun secara sistematis supaya mudah diakses.

Contoh informasi sekunder adalah:

a. majalah yang mengulas informasi primer,

b. indeks,mendaftarkan buku/artikel atau karya lainnya,

c. buku-buku refrensi,

d. jurnal,

e. ulasan (reviews),

f. essay,

g. buku-buku referensi

3.  Informasi Tersier

Informasi tersier sumber informasi untuk memudahkan para peneliti/para pencara informasi untuk mencari suatu informasi yang mereka cari”, (Lancaster, 1979). Sumber tersier (tertiarysources) merupakan memuat informasi berupa saringan,rangkuman atau kumpulan dari sumber primer dan sekunder.

Contoh-contoh Informasi tersier sebagai berikut:

a. direktori dan buku tahunan,

b. daftar dari Bibliografi,

c. katalog induk majalah,

d. daftar dari indeks,

e. daftar dari majalah Abstrak,

f. petunjuk informasi,

g. daftar laporan penelitian,

h. daftar perpustakaan dan sumber informasi,

i. petunjuk organisasi.

Masyarakat Pemakai Penelitian & pengembangan Aplikasi:

1. “User community” atau masyarakat pemakai

Adalah kelompok orang yang menjadi pemakai informasi. Ada yang terlibat dalam kegiatan penelitian dan pengembangan dan ada yang melakukan berbagai kegiatan lain yang bersuat lebih praktis, yang dalam diagram disebut kegiatan aplikasi. 

2. (Rule of Author)

Ini berarti bahwa beberapa orang yang kegiatannya diperkirakan menarik atau penting bagi orang lain, menuangkan pengalaman, penelitian, atau pendapat mereka dalam semacam bentuk laporan. lnilah peran pengarang dalam siklus komunikasi. Tetapi kepengarangan (authorship) sendiri bukanlah suatu bentuk komunikasi, sebab karya seorang pengarang hanya akan mempunyai dampak kecil, atau tidak berdampak sama sekali apabila karya itu belum diperbanyak dan disebarluaskan lewat saluran-saluran formal, atau dengan perkataan lain: diterbitkan.

3. (Rule of Primary Publication)

lnilah peran penerbit primer (primary publisher) dalam siklus komunikasi. Sebuah terbitan primer (primary publication) dapat berupa buku, jumaL laporan teknik, disertasi, paten, dan lain sebagainya.

4. (Role of Primary and Secondary Publisher)

Dalam diagram diperlihatkan bahwa terbitan primer disebarluaskan lewat dua jalur:
1. Dengan cara langsung ke masyarakat pemakai yang melanggan atau membeli terbitan primer.

2. Dengan cara tidak langsung lewat pusat informasi yang melanggan dan membeli terbitan primer.

Pusat informasi, istilah ini dalam diagram ini digunakan secara generik untuk mewakili perpustakaan, pusat informasi lain, dan penerbit jasa sekunder – memainkan peran yang sangat penting dalam siklus transfer informasi.

5. (Role of Information Center)

Lewat kebijakan pengadaan dan penyimpanan, perpustakaan menciptakan suatu arsip permanen berisi hasil-hasil karya berbagai bidang dan suatu koleksi rekaman informasi yang dapat diakses oleh siapa saja yang membutuhkannya. Di samping itu, perpustakaan dan pusat informasi lain menata dan mengawasi literatur ini lewat pengatalogan, klasifikasi, pengindeksan dan prosedur-prosedur lain yang sejenis. Peran penting lain dalam organisasi dan pengawasan dimainkan oleh badan atau organisasi yang bergerak di bidang jasa pembuatan indeks dan abstrak dan penerbit bibliografi nasional. 

6. (Role of The User)

Tahap ini, yaitu tahap yang paling sulit diamati, adalah tahap saat informasi dibaca dan diserap oleh para pemakai. Di sini harus dibedakan antara “transfer dokumen” (document transfer) dan “transfer informasi” (information transfer).

Peran Perpustakaan dalam Siklus Transfer Informasi

Peran perpustakaan dalam siklus transfer informasi:

A. Sebagai pengelola informasi primer yang telah diterbitkan

B. Sebagai pengelola informasi sekunder

C. Sebagai pembuat dan pengelola informasi tersier

D. Sebagai jembatan penghubung kepada user (masyarakat)

Perpustakaan merupakan jantungnya perguruan tinggi. Perpustakaan perguruan tinggi memiliki peran krusial bagi civitas akademika perguruan tinggi, yaitu sebagai pusat belajar dan pembelajaran, pusat penelitian, pusat sumber informasi, pusat penyebaran informasi dan pengetahuan, serta pusat pelestarian ilmu pengetahuan. Perpustakaan merupakan pusat sumber informasi utama bagi civitas akademika. Sebagai pusat sumber informasi utama, Perpustakaan senantiasa berupaya untuk dapat memenuhi kebutuhan informasi civitas akademika.

“Esensi dari sebuah perpustakan adalah sumber informasi yang dimiliki yang diperuntukan bagi pemustakanya”, (Yoga, 2013). Perpustakan Indonesia memiliki sistem manajemen informasi berbasis web yang dikenal dengan nama lontar.

Layanan Referensi Perpustakaan merupakan layanan yang diberikan kepada pemustaka berupa kegiatan konsultasi informasi di mana staf pustakawan merekomendasikan, mengiterpretasikan, mengevaluasi, serta menggunakan sumber daya informasi yang tersedia untuk membantu pemustaka memenuhi kebutuhan informasinya.

DAFTAR PUSTAKA

Lancaster, F.W. 1979. Information Retrieval Systems: Characteristics, Testing, and Evaluation, 2 nd Edition. New York: John Wiley

Riyato. Siklus Informasi. Melalui http://blog.re.or.id/siklus-informasi.htm [20 April 2014]

Saracevic, Tefko. 1999. “Information Science” dalam Journal of the American Society for Information Science, vol 50 no. 12

Yoga, Yanuar. 2013. Optimalisasi Peran Perpustakaan dalam Siklus Transfer Informasi.

Melalui http://yogyeside.blogspot.com/2013/12/optimalisasiperan-perpustakaan-dalam.html [20 April 2014]

DASAR-DASAR ORGANISASI DAN INFORMASI KELOMPOK 2

LEMBAGA PENGELOLAHAN DOKUMEN SEMI PUBLIK DAN DOKUMEN PUBLIK

Pengertian

Dokumen berasal dari bahasa latin yaitu docare, yang berarti mengajar. pengertian dokumen menurut luis Gottschalk (1986;38) sering kali digunakan para ahli dalam dua pengertian,yang pertama berarti sumber tertulis bagi informasi sejarah sebagai kebalikan dari pada kesaksian lisan, artefa, peninggalan-peninggalan tertulis, dan petilan-petilasan artiologis. Kedua, yaitu diperuntukkan bagi surat-surat resmi dan surat-surat, Negara seperti surat perjanjian,Undang-undang, konsesi, dan lain lain.

Macam-macam dokumen

1. Dokumen Publik

Dokumen public berisi informasi yang isinya dapat disebar luaskan secara umum dan bebas. Dokumen jenis ini biasanya tersimpan dalam perpustakaan dalam bentuk buku atau terbitan lainnya.

2. Dokumen Semi Publik

Dokumen semi publik diperlukan dalam menjalankan kegiatan sehari-hari badan usaha, lembaga, oerganisasi, dan lain-lain. Dokumen tersebut disimpat di unit kerja pada setiap lembaga dan dikelola oleh record manager, bila sudah tidak diperlukan lagi untuk menjalankan kegiatan sehari-hari,tetapi masih perlu dilestarikan karena nilai historinya maka dokumen-dokumen tersebut dikumpulkan untuk disimpan didalam sebuahh tempat penyimpanan khusus dan orang yang mengelolanya disebut Arsiparis.

Contoh lembaga pengolahan dokumen public dan semi public

a.      Pustakawan

Pustakawan adalah seseorang yang bekerja di perpustakaan dan membantu orang menemukan buku dan informasi lainnya. kegunaan pustakawan adalah mengumpulkan, menyimpan, dan mengelola, menyebarluaskan dokumen berisi pengetahuan publik.

b.     Records manajer

Recorder manajer adalah orang yang bertanggug jawab untuk manajemen arsip dalam suatu organisasi. Kegunaan records manajer adalah untuk mengumpulkan, menyimpan dan mengelola dokumen (record) berisi pengetahuan semi publik yang tidak lagi diperlukan dalam kegiatan sehari-hari suatu lembaga atau organisasi.

c.      Arsiparis
Arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal atau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan. (UU 43/09)

Kegunaan arsiparis adalah mengumpulkan, menyimpan, dan mengelola dokumen berisi pengetahuan semi publik yang tidak lagi diperlukan untuk kegiatan sehari-hari badan usaha, lembaga, organisasi, tapi perlu dilestarikan sebab nilai historisnya.

d.     Dokumentalis
Dokumentalis adalah orang yang aktif dalam pekerjaan dokumentasi atau ahli informasi yang terlibat dalam pekerjaaan mengumpulkan koleksi dan menyebar luaskan informasi.

Tugas seorang dokumentalis adalah mengolah majalah beserta isinya, mengembangkan system temu kembali dan menyebarkan isinya. Profesi dokumentalis di Indonesia tidak dikenal walau sebenarnya sudah menjalankan pekerjaannya yaitu menghimpun, mengolah, menyimpan, dan mendistribusikan dokumentasi.

e.      Ilmuwan informasi
Ilmuan informasi adalah orang yang ahli atau memiliki banyak pengetahuan. Mengembangkan kajian Ilmu Perpustakaan dan Informasi. Mayoritas dari mereka adalah akademisi yang ada di perguruan tinggi, yang tertarik dalam bidang informasi.

Orgainisasi Informasi

1. Lembaga kearsipan

Lembaga Kearsipan  adalah lembaga yang memiliki fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidangpengelolaan arsip statis dan pembinaan kearsipan.” (Pasal 1 Angka 12 UU Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan).

Lembaga kearsipan terdiri atas unit kearsipan pada pencipta arsip dan lembaga arsip.
    a. ANRI

    b. Arsip daerah provinsi

    c. Arsip daerah kabupaten/kota; dan

    d. Arsip perguruan tinggi

2. Lembaga dokumentasi dan informasi

   a. Perpustakaan

Perpustakaan adalah sebuah koleksi buku dan majalah. Walaupun dapat diartikan sebagai koleksi pribadi perseorangan, namun perpustakaan lebih umum dikenal sebagai sebuah koleksi besar yang dibiayai dan dioperasikan oleh sebuah kota atau institusi, serta dimanfaatkan oleh masyarakat  yang rata-rata tidak mampu membeli sekian banyak buku atas biaya sendiri.

   b. Museum

Museum adalah institusi permanen, nirlaba, melayani kebutuhan publik, dengan sifat terbuka, dengan cara melakukan usaha pengoleksian, mengkonservasi, meriset, mengomunikasikan, dan memamerkan benda nyata kepada masyarakat untuk kebutuhan studi, pendidikan, dan kesenangan.

Lembaga Dokumentasi

    a. Pejabat Pengelola Dokumentasi dan Informasi Lembaga Negara

    b. Pejabat Pengelola Dokumentasi dan Informasi Kementerian

    c. Pejabat Pengelola Dokumentasi dan Informasi LPNK

    d. Pejabat Pengelola Dokumentasi dan Informasi Provinsi

    e. Pejabat Pengelola Dokumentasi dan Informasi Kabupaten/Kota

    f. Perbedaan Perpustakaan, Rekod, dan Arsip

Perbedaan Perpustakaan, Recod, dan Arsip

Perpustakaan

Perpustakaan adalah sebuah tempat, gedung, ruangan atau sejumlah ruangan yang diatur untuk menyimpan dan menggunakan koleksi buku. Kumpulan buku materi perpustakaan lainnya yang disimpan untuk keperluan bacaan, belajar dan konsultasi. Adapun koleksi atau sekelompk koleksi dari buku, dan atau bahan tercetak maupun noncetak yang diorganisasi dan dirawat untuk keperluan bacaan, konsultasi, studi, riset dsb. Perpustakaan dikelola untuk memfasilitasi akses pemustaka, dikelola oleh pustakawan atau pegawai terlatih lainnya guna memenuhi keperluan pemustaka.

Rekod

Merupakan dokumen yg diciptakan atau diterima oleh badan korporasi, keluarga, perorangan dalam menjalankan fungsi dan aktivitasnya.

Contoh SIM, KTP, KTM dll.

Arsip

Adalah berkas pranata umum maupun swasta yang dinilai perlu disimpan secara permanen untuk untuk tujuan acuan dan penelitian dan telah disimpan atau telah dipilah untuk disimpan pada sebuah lembaga kearsipan.

Daftar Puastaka

Http://www.duniapelajar.com/2016/04/11/pengertian-dokumentasi-menurut-para ahli/

Http://Kharisma-a-p-fisip09.web.unair.ac.id/artikel_detail-36379-dunia/20ilmu-ilmu/20informasi/20perpustakaan.html

DASAR-DASAR ORGANISASI DAN INFORMASI KELOMPOK 1

Dokumen Semi Publik dan Dokumen Publik

Pengertian Dokumen semi publik dan Dokumen publik

A. Dokumen Semi Publik

Dokumen semi publik adalah dokumen yang digunakan untuk keberlangsungan kerja atau kegiatan sehari-hari suatu organisasi. Dokumen semi publik ini dokumen yang bersifat tidak bebas atau tidak untuk disebarluaskan dan dipublikasikannya secara terbatas. Orang-orang tertentulah yang dapat mengetahuinya, seperti orang yang berada dalam sebuah organisasi. Dokumen-dokumen tersebut disimpan di unit kerja pada setiap lembaga dan dikelola oleh records manager setelah dokumen tersebut tidak diperlukan lagi bagi organisasi, dokumen tersebut dapat dimusnahkan.

B. Dokumen Publik

Dokumen Publik adalah informasi yang isinya dapat disebarluaskan secara umum dan bebas . Dalam arti bebas dokumen ini boleh di ketahui oleh masyarakat atau semua orang. Dokumen publik tersimpan dalam perpustakaan-perpustakaan dalam bentuk buku-buku atau terbitan lainnya dan pustakawanlah yang bertugas mengumpulkan, menyimpan , dan mengelolah dokumen tersebut. Sebab Pustakawan adalah seseorang yang memegang peranan penuh dalam pengolahan dokumen selain kepala perpustakaan.

Fungsi Dokumen Semi publik dan Dokumen publik

A. Fungsi dokumen semi publik :

1. Direkam dan di publikasikan secara terbatas.

2. Bermanfaat bagi kelompok /organisasi tertentu.

3. Berisi informasi yang berkaitan dengan organisasi atau menunjang kegiatan sehingga disimpan sebagai bukti suatu aktifitas.

4. Tidak boleh di pakai orang luar tetapi bisa dipakai jika mendapat izin.

B. Fungsi dokumen publik :

1. Sebagai sarana penyediaan informasi bagi masyarakat luas.

2. Sebagai sarana pendidikan atau untuk mendapatkan ilmu pengetahuan.

3. Untuk memajukan pemi kiran masyarakat .

4. Bisa menjadi sarana hiburan yang bermanfaat bagi seluruh masyarakat luas .

5. Bisa di manfaatkan secara bebas.

Contoh Dokumen Semi Publik dan Dokumen Publik

A. Contoh Dokumen Semi Publik

1. Rekod

Rekod adalah dokumen yang dibuat oleh badan korporasi,keluarga,perorangan dalam menjalankan fungsi dan aktivitasnya. Penyimpanan atau perekaman rekod dapat di simpan dalam bentuk data,dokumen,atau elektronik .Rekod juga dapat disebut dengan Arsip Dinamis.

2. Arsip

Berdasarkan UU nomor 43 tahun 2009 tentang kearsipan, pasal 1 ayat 2, menyatakan Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga Negara, pemerintah daerah ,lembaga pendidikan,organisasi politik, organisasi kemasyarakatan,dan peseorangan dalam pelaksanaan kehidupan berbangsa dan bernegara.

Adapun fungsi arsip menurut pasal 2 undang-undang no.7 tahun 1971 dibedakan menjadi 2 (dua) yaitu:

a. arsip dinamis adalah arsip yang diperlukan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan penyelenggaraan kehidupan kebngsaan pada umumnya atau di pergunkan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi Negara(arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari). Arsip dinamis menurut fungsi dan kegunaannya dibedakan menjadi :

1· Arsip aktif adalah arsip-arsip yang masih dipergunakan bagi kelangsungan kerja.

2· Arsip semi aktif adalah arsip-arsip yang frekuensi penggunaanya sudah mulai menurun dalam masa transisi antara arsip aktif dan inaktif.

3· Arsip inaktif atau arsip semi stasti adalah arsip-arsip yang jarang sekali dipergunakan dalam proses pekerjaan sehari-hari.

b. Arsip statis adalah arsip yang tidak di pergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi Negara (di pergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari). Arsip statis ini merupakan pertanggungjawaban nasional bagi kegiatan pemerintah dan nilai gunanya penting untuk generasi yang akan datang.

B. Contoh Dokumen Publik

Dari pengertian dokumen publik kita dapat mengetahui apa saja contoh dokumen publik. Contohnya adalah buku, majalah, Koran, rekaman gambar , dan segala sesuatu yang bisa di sebar luaskan atau di terbitkan kepada seluruh masyarakat.

Prinsip-prinsip Pengelolaan Dokumen Semi Publik dan Dokumen Publik

A. Prinsip Pengelolaan Dokumen Semi Publik

Menurut Peraturan Pemerintahan Republik Indonesia Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan pasal 29 yaitu:

1. Pengelolaan arsip sebagaimana dimaksud dalam pasal 4 ayat (1) huruf c terdiri atas:

       a) Pengelolaan arsip dinamis

       b) Pengelolaan arsip statis

2. Pengelolaan arsip dinamis dilakukan terhadap arsip vital, arsip aktif, dan arsip inaktif

3. Pengelolaan arsip dinamis menjadi tanggung jawab pencipta arsip

4. Pengelolaan arsip statis menjadi tanggung jawab lembaga kearsipan

5. Pelaksanaan pengelolaan arsip sebagaimana dimaksud pada ayat 1 dilakukan oleh arsiparis.

B. Prinsip pengelolaan dokumen public

Prinsip pengelolaan dokumen publik ini bisa kita sangkut pautkan dengan pekerjaan seorang pustakawan di perpustakaan. Koleksi perpustakaan merupakan serangkaian pekerjaan yang dilakukan sejak bahan pustaka diterima perpustakaan sampai dengan siap di pergunakan oleh pemakai atau pembaca.

Pengolahan meliputi :

1. Membuat identifikasi informasi

Dimulai dari registrasi:

Pertama, yaitu mencatat semua koleksi dalam buku induk dan identifikasi koleksi , sehingga semua koleksi diketahui jumlahnya,tercatat rapid an jelas .catatan keterangan fisik seperti pengarang,judul,jumlah eksemplar, dan informasi lain yang di anggap penting .

Kedua, memberikan identitas agar semua koleksi memiliki ciri atau tanda sebagai bukti milik oleh perpustakaan, dengan cara membubuhkan stempel pada halaman tertentu.

2. Katalogisasi

Membuat catalog setiap koleksi dengan memuat deskripsi atas fisik buku/ bahan pustaka secara lengkap mencakup pengarang, judul, penerbit, tahun terbit, jumlah halaman, kolasi, ilustrasi dan lainnya. Katalogisasi menggunakan pedoman standar.

3. Klasifikasi

Adalah mengelompokkan seluruh koleksi menurut kelas/ kelompok tertentu. Biasanya menurut subjek atau isi buku. Maksudnya agar koleksi terkelompok dan tersusun dengan baik, sehingga mudah di cari kembali.

Hasil klasifikasi adalah penentuan nomor kelas dan kelompok koleksi informasi menurut isi dan subjek. Pedoman standar untuk klasifikasi yaitu menggunakan pedoman DDC (dewey decimal classification), dan tajuk subyek.

4. Kelengkapan koleksi

Antara lain label, kartu buku, kantong buku, slip buku, slip tanggal, kartu katalog, sesuai dengan kebutuhan dan kebijakan perpustakaan. Kartu dijajarkan sebagai pedoman dan dijajarkan menurut system tertentu (abjad/kamus, nomor kelas). Kartu katalog adalah wakil koleksi, oleh karena itu jajaran kartu katalog dan koleksi harus sama.

5. Penyusunan koleksi 

penyusunan, penataan, dan penempatan koleksi pada rak buku dipergunakan oleh pengunjung perpustakaan.

Penyusunan ada dua cara :

Pertama adalah penempatan tetap (buku yang sudah ditempatkan tidak akan berubah lokasinya).

Kedua adalah penempatan relatif (buku bisa bergeser sesuai dengan kebutuhan).

6. Pengolahan dengan computer

kegiatan yang harus dilakukan adalah pemasukan data, pembuatan lembar kerja dan pembuatan barcode. Namun ada beberapa kegiatan yang harus tetap dilakukan yaitu registrasi, katalogisasi dan klasifikasi.

Sumber:

Jojingga. “Fungsi, isi, dan Prinsip-prinsip Pengelolaan Dokumen Publik dan Semi-Publik”. 11 April 2017. Jojingga.blogspot.com.

Pristotia, Dea. “Dokumen Publik dan Dokumen Semi Publik”. 12 Maret 2013. http://blog.ub.ac.id/deapristotia/2013/03/12/dokumen-publik-dan-dokumen semi publik-tugas-organisasi-informasi/