DASAR-DASAR ORGANISASI DAN INFORMASI KELOMPOK 6

KERANGKA SISTEM INFORMASI

Pengertian Informasi

Sistem Informasi adalah sekumpulan komponen yang saling terkait atau saling bekerjasama untuk mengumpulkan mengolah, menyimpan, dan menyebarkan informasi dalam organisasi.

Sistem Informasi merupakan kombinasi teratur dari orang-orang, perangkat keras (hardware), perangkat lunak ( software), jaringan komunikasi dan sumber daya data yang mengumpulkan, mengubah dan menyebarkan informassi dalam sebuah organisasi.

Kerangka kerja system informasi

a.  Konsep dasar

b. Teknologi informasi

c. Aplikasi bisnis

d. Proses pengembangan

e. Tantangan manajemen

Komponen system informasi

a. Bahan pustaka

b. Susunan koleksi

c. Katalog

d. Pengguna

Proses system informasi

a.  Pengindeksan

b. Temu kembali informasi

Kerangka kerja perpustakaan yang berfokus pada proses pengorganisasian informasi di satu pihak dan pencarian kembali informasi di pihak lain, digambarkan oleh Lauren B. Doyle dalam diagram berikut ini:

Peran Jasa Layanan Informasi

Fungsi utama suatu jasa layanan informasi (information service) ialah untuk bertindak sebagai antar-muka yaitu masyarakat sebagai kelompok pemakai dan  dunia sumber-sumber informasi dalam bentuk tercetak maupun dalam bentuk lain.

Kecenderungan konsep layanan perpustakaan seperti ini memerlukan kondisi-kondisi sebagai berikut:

1. Perpustakaan harus mempunyai persediaan informasi dan sumber-sumber informasi yang multitujuan, memadai, dan bervariasi, baik dalam isi, format, maupun ukurannya.

2. Perpustakaan harus mengorganisasikan dan menawarkan pelayananya dengan konsep layanan terhantar (tidak hanya menunggu pengguna datang ke perpustakaan).Seperti halnya pedagang perpustakaan harus mengembangkan sayap dengan cara memperbanyak jumlah pengguna.

Pengelolaan Informasi Oleh Perpustakaan

Pengelolaan informasi menjadi tugas pokok perpustakaan, sebab informasi menjadi aset utama perpustakaan dalam menjaga kelangsungan eksistensinya. Oleh karenanya perpustakaan  berdasarkan fungsinya melakukan kegiatan-kegiatan kepustakawanan yang tidak bisa dilakukan oleh orang lain.

            1.Penyimpanan Dokumen

Penyimpanan bahan pustaka merupakan meliputi kegiatan bagaimana memperlakukan bahan-bahan pustaka dalam pengaturan di tempat penyimpanan

            2.Layanan Dokumen
Pelayanan adalah tindakan atau oerbuatan seseorang atau organisasi untuk memberikan kepuasan kepada pelanggan. Sejalan dengan hal tersebut menurut Gronroos dalam Lupiyoadi (2001:5) menyatakan bahwa “Suatu aktivitas atau serangkaian aktivits yang bersifat kasat mata(tidak dapat diraba) yang terjadi sebagai akibat adanya interaksi antara konsumen dengan karyawan atau hal hal lain yang disediakan oleh perusahaan pemberi pelayanan yang dimaksudkan untuk memecahkan permasalahan pelanggan”

3.Pelayanan Perpustakaan

Layanan perpustakaan adalah berarti layanan yang diberikan kepada pembaca dalam memperoleh informasi dengan cepat, tepat serta mudah untuk menemukan bahan pustaka/informasi sesuai dengan kebutuhan mereka.

Pengindeksan dan Indeks

Pengindeksaan adalah menganalisa sebuah dokumen kemdian menerjemahkan ke dalam bahasa indeks. Adapun fungsi-fungsi pengindeksan antara lain :

a. Memberi panduan secara rinci untuk mendapatkan suatu bahan

b. Memudahkan pencarian suatu bahan atau sumber informasi dengan baik dan benar

c. Membantu dalam mencari suatu bahan yang akan dicari

d. Memberitahu hubungan antara suatu bahan atau sumber informasi dengan bahan atau sumber informasi lainnya

e. Menyediakan suatu pandangan yang menyeluruh yang terdapat dalam teks atau koleksi

Indeks

Dari segi bahasa didefenisikan sebagai sesuatu yang menunjuk atau menanda, daftar nama-nama yang disusun secara alfabetis. Unsur-unsur indeks yaitu
a. Kosa kata

b. Bentuk kata

Jenis-jenis indeks

a. Indeks belakang buku

b. Indeks berantai (chain index)

c. Indeks nama / pengarang

d. Indeks berabjad

e. Indeks kata kunci (keyword index)

f. Indeks KWIC / KWOC

Katalog Sebagai Indeks Perpustakaan

Perpustakaan memerlukan katalog adalah untuk menunjukkan ketersedian koleksi yang dimilikinya. Untuk itu, perpustakaan memerlukan suatu daftar yang berisikan informasi bibliografis dari koleksi yang dimilikinya.

Wakil Dokumen Ringkas Katalogisasi (cataloging). Kegiatan atau proses pembuatan wakil ringkas dari bahan pustaka atau dokumen (buku, majalah, CD-ROM, microfilm, dll.)

Abstrak

Adalah upaya para pustakawan dan pengelola system informasi untuk memudahkan pemanfaatan koleksi atau dokumen oleh penggunanya, terutama dokumen tekstual.

DASAR-DASAR ORGANISASI DAN INFORMASI KELOMPOK 4

PENGORGANISASIAN INFORMASI

Defenisi Pengroganisasian

Istilah organisasi memiliki dua arti umum pertama, mengacu pada suatu lembaga (Instution) kelompok fungsional,sebagai contoh kita mengacu pada perusahaan, badan pemerintahan,rumah sakit,atau suatu perkumpulan olahraga.

Pada dasarnya informasi merupakan data yang telah diproses menjadi bentuk yang memiliki arti bagi pemerintah dan dapat berupa fakta atau suatu nilai yang bermanfaaat. Informasi disini mencakup pengetahuan apapun yang terekam baik dalam bentuk buku,artikel,majalah,film,video,maupun pengetahuan yang disampaikan secara lisan dalam suatu pidato,percakapan,dan ceramah.

Proses Pengorganisasian

Samuel B. Certo yang mengutup Saul W.Gellerman mengemukakan pandangan bahwa ada lima macam langkah pokok proses perorganisasian(Certo,1994:2150)

Adapun langkah langkah yang dimaksud sebagai berikut.

A. Meleksanakan refleksi tentang rencana rencana dan sasaran sasaran.

B. Menetapkan tugas tugas pokok

C. Membagi tugas tugas pokok yang menjadi tugas tugas bagian(subtasks).

D. Mengalokasi sumber sumber daya dan petunjuk petunjuk untuk tugas tugas bagian tersebut.

E. Mengevaluasi hasil hasil dari strategi pengorganisasian yang di implementasi.

Elemen –elemen suatu organisasi

Organisasi organisasi memiliki suatu tujuan,yang mengarahkan upaya upaya orang orang didalam organisasi demikian, menuju kearah tujuan tertentu. Organisasi secara sadar menstruktur aktivitas-aktivitas anggotanya dengan jalan membagi tugas-tugas antara mereka dan mengembangkan sebuah sistem untuk mengordinasi.

Ciri-ciri umum suatu organisasi

Edgar H.Schein, seorang psikolog keorganisasian terkenal berpendapat bahwa semua orgaisasi memiliki empat macam cirri atau karakteristik sebagai berikut ;

Koordinasi Upaya

Para individu yang bekerjasama dan mengoordinasi upaya mental atau fisikal mereka dapat mencapai banyak hal yang hebat dan yang menakjubkan. Perhatikan saja piramida-piramida dimesir, tembok besar di RRC, sebagai contoh.

Tujuan Umum Bersama

Koordinasi upaya tidak mungkin terjadi, kecuali pihak-pihak yang telah bersatu, mencapai persetujuan untuk berupaya mencapai sesuatu yang merupakan kepentingan bersama.

Pembagian Kerja

Pembagian kerja memungkinkan para anggota organisasi-organisasi menjadi lebih terampil dan mampu karena tugas-tugas terspesialisis dilaksanakan berulang-ulang .

Dengan jalan membagi-bagi tugas-tugas kompleks, menjadi pekerjaan-pekerjaan yang terspesialisis, maka sesuatu organisasi dapat memanfaatkan sumber-sumber daya manusianya secara efesien.

Hirearki Otoritas

Para teritisi organisasi telah merumuskan otoritas sebagai hak untuk mengarahkan dan memimpin kegiatan-kegiatan pihak lain. Tanpa hirerki otoritas yang jelas, koordianasi upaya akan mengalami kesulitan, bahkan kadang-kadang tidak mungkin dilaksanakan.

Sifat Sistem dari Organisasi-Organisasi

Oraginsasi-organisasi bekerja sebag “alat-alat social”(social tools), untuk menghasilkan barang-barang dan jasa-jasa yang diperlukan oleh masyarakat.

Pada umumnya dapat diidentiikasikan tiga macam sibsistem dasar semua organisasi. Kita akan menggunakan asumsi bahwa sebuah organisasi merupakan sekelompok orang yang bekerjasama untk mencapai suatu tujuan ata sejumlah tujuan-tujuan tertentu.

Organisasi sebagai sebuah Sistem Kontrol

Setiap organisasi pada dasarnya merupakan sejenis sistem kontrol disana ada sejumlah sasaran-sasaran yang harus dicapai, dan kemajuan yang dicapai oleh perusahan yang bersangkutan menuju kearah tujuan-tujuan tersebut. Implementasi dari keoutusan-keputusan penyusunan kebijaakan, yang menerjemahkan sasaran-sasaran dari wilayah potensial pun menjadi hal yang aktual.

Subsistem-subsistem dari Organisasi

Seperti dinyatakan berulang kali, orgaisasi-organisasi merupakan sistem-sistem. Sistem –sistem merupakan kumpulan elemen yang berkaitan satu sama lain yang membantu mencapai suatu ,tujuan atau melaksanakan suatu fungsi. Organisasi-organisasi memiliki subsistem-subsistem yang berkaitan satu sama lain, yang saling mempegaruhi.

Oganisasi-organisasi yang berfungsi dari tiga(3) macam subsistem dasar sebagai berikut

1. Subsistem transformasi

2. Sistem Sosial

3. Sistem Administratif

Pengertian Informasi

Informasi adalah suatu rekaman fenomena yang diamati, atau bisa juga berupa putusan-putusan yang dibuat seseorang. (Estabrook, 1977: 245).

Sebagai contoh, bahwa anda tadi malam bermimpi sangat berkesan , misalnya mendapatkan hadiah mobil  mewah dari undian sebagai  nasabah sebuah bank multi nasional.mimpi itu kita sebut sebagai penomena  atau pristiwa ( terlepas mimpi betulan atau bohomgan).

Jenis-jenis Informasi

a. Informasi primer

informasi mengenai penelitian yg dilakukan sendiri, penelitian mengenai aplikasi sebuah teori baru, penjelasan sebuah teori dlm semua bidang ilmu pengetahuan. Contoh: majalah ilmiah, laporan penelitian, paten, disertasi, makalah lokal karya.

b. Informasi sekunder

Informasi mengenai dokumen primer yaitu informasi yang merujuk atau mengacu ke dokumen primer krn isinya merupakan deskripsi dan informasi ttg dokumen primer. Contoh: bibliografi, katalog, majalah indeks, majalah abstrak, daftar isi.

c. Informasi tersier

Informasi mengenai dokumen sekunder. Dokumen tersier mengumpulkan, menyarikan, dan memindahkan informasi yang semula ada pada dokumen sekunder dan kadang-kadang juga pada dokumen primer kemudian diolah kembali sesuai

dengan keperluan pembaca atau pengguna. Contoh: buku ajar, direktori, panduan literatur, bibliografi dari bibliografi.

Fungsi Informasi

Di awal sudah dikemukkann bahwa informasi itu sangat beragam, baik dalam jenis, tingkatan, maupun bentuknya. Maka fungsinya pun beragam pula karena akan bergantung pada manfaatnya bagi setiap orang yang kebutuhannya berbeda-beda.

Dalam organisasi sekolah tau pada lembaga-lembaga pendidikan pada umumnnya, informas yang yang bermanfaat adalah yang banyak mendukung tugas-tugas lembaga tersebut, yaitu yang kira-kira semua jenis informasi yang mempunyai aspek edukatiif, riset, dan rekratif. Demikian pula untuk lembaga yang berorientasi perdagangan (profit oriented ), disini sangat diperlukan segalaa jenis nformasi yang berkaitan dengan aspek peningkatan produktivitas organisasi, misalnya informasi yang tepat untuk suatu pengambilan keputusan manejer, informasi dengan aspek peningkatan pemasaran produk-produknya, dan juga informasi tentang peramalan harga pasar.

Didalalm lingkungan keluargaa, infromasi dan sumber-sumber infromasi sangat berguna keberadaanya. Buku majalah, surat kabar ,radio ,televise, computer, bahkan internet semuanya bermanfaat bagi pengembangan wawasan anggota keluarga.

Layanan Informasi Perpustakaan

Perpustakaan sebagai pusat informasi mempunyai peranan yang sangat strategis dan penting untuk sesuatu kegiatan. Pada saat ini pemakai dihadapkan pada adanya ledakan informasi sehingga perpustakaan haru sdapat menyeleksi mana yang sesuai dan tidak sesuai

Dalam pelayanan jasa penyebaran informasi ilmiah mempunyai beberapa bentuk, antara lain :

A. Layanan Meja Informasi

    Layanan meja informasi adalah layanan dalam bentuk tuntunan dan bimbingan pembaca untuk mengenali bagian dari perpustakaan .

B. Layanan Pinjam Antar Perpustakaan

    Layanan Pinjam Antar Perpustakaan adalah anggota suatu perpustakaan dapat meminjam buku atau bahan pustaka lain yang tidak ada di perpustakaan tersebut ke perpustakaan lain yang mempunyai bahan koleksi yang lengkap, dengan prosedur yang berlaku seperti ada surat rekomendasi dari pengelola perpustakaan yang menjadi anggota.

C. Layanan referens

     Merupakan layanan petunjuk bagi pemakai yang sesuai dengan minat dan keahliannya. Layanan ini diberikan kepada pemakai berdasarkan bidang dan keahlian pemakai.

D. Layanan Korenspondens

      Adalah layanan melalui surat menyurat antara pihak pemakai dengan pihak perpustakaan tentang suatu hal.

E. Layanan bimbingan pemakai

   Adalah layanan yang biasanya terdapat pada perpustakaan perguruan tinggi dalam bentuk bimbingan mencari informasi melalui enskopedia, mencari infromasi menggunakan Katalog, bagaimana membuat karya ilmiah daan studi kepustakaan lainnya.

F. Layanan Telekomunikasi

    Adalah layanan penelusuran Infromasi dengan menggunakan alat telekomunikasi seperti online, dialog, jaringan Internet.

Sumber-Sumber Informasi

Perpustkaan sebagai sumber informasi bias di kelompokan kedalam beberapa jenis yang masing masing mempunyai ciri dan penekanan fungsi yang berbeda dalam beberapa tahun terakhir, tampak adanya kemunculan perpustakaan komunitas  bentuknya bisa terintegrasi dengan toko buku,café, atau dengan kegiatan komersial lainya.para pengelola model perpustakaan seperti ini berusaha menggabungkan fungsi–fungsi pendidikan, pencerahan, social, dan  bisnis secara terpadu.

Sumber sumber informasi banyak jenisnya. Buku,majalah,surat kabar, radio,tape recorde,video tape recorde,CD-ROM, disket, computer,browser, pamflet,dan media rekaman informal lainya,merupakan tempat disimpanya informasi atau katakanlah sumber sumber informasi,khususnya informasi terekam.

DAFTAR PUSTAKA

Drs.H.Prawit M. Yusop, MS. 2009. Ilmu Informasi,Komunikasi,Dan Kepustakaan ,Aksara 2 xviii, 492 hlm Scheir Edgar, 2003, Organisasi Dan Informasi.