Meta Data

A.Pengertian Meta Data

          Metadata adalah informasi terstruktur yang mendeskripsikan, menjelaskan, menemukan, atau setidaknya membuat menjadikan suatu informasi mudah untuk ditemukan kembali, digunakan, atau dikelola.Metadata sering disebut sebagai data tentang data atau informasi tentang informasi.Metadata ini mengandung informasi mengenai isi dari suatu data yang dipakai untuk keperluan manajemen file/data itu nantinya dalam suatu basis data. Jika data tersebut dalam bentuk teks, metadatanya biasanya berupa keterangan mengenai nama ruas (field), panjang field, dan tipe fieldnya: integer, character, date, dll. Untuk jenis data gambar (image), metadata mengandung informasi mengenai siapa pemotretnya, kapan pemotretannya, dan setting kamera pada saat dilakukan pemotretan. Satu lagi untuk jenis data berupakumpulan file, metadatanya adalah nama-nama file, tipe file, dan nama pengelola (administrator) dari file-file tersebut.

Definisi diatas menunjukkan bahwa metadata adalah data yang (1) terstruktur, (2) ditandai dengan kode agar dapat diproses oleh komputer, (3) mendeskripsikan ciri-ciri satuan-satuan pembawa informasi, dan (4) membantu identifikasi, penemuan, penelitian, dan pengelolaan satuan pembawa informasi tersebut. Definisi ini tidak membatasi metadata pada data tentang yang diciptakan dan harus diproses dengan bantuan komputer, atau pada data yang mendeskripsikan sumber-sumber digital saja, seperti beberapa definisi lain.

Metadata pada prinsipnya memiliki fungsi yang hampir sama dengan katalog di perpustakaan yakni :

a.      Merupakan perwakilan atau reperesentasi dari sebuah dokumen atau sumber informasi.

b.   Fasilitator agar sumber informasi mudah di temukan dengan menggunakan kriteria yang     relevan.

c.     Mengidentifikasi sumber.

d.     Mengelompokkan sumber yang memiliki kemiripan.

e.      Membedakan sumber yang tidak memiliki kemiripan.

f.       Memberikan informasi tentang lokasi sumber.

        Metadata sebenarnya digunakan untuk menyimpan data dan mempermudah dalam penyimpanan dan pencarian data. Sebenarnya metadata sudah di gunakan semenjak dulu ketika perpustakaan masih non-digital, tetapi masih dengan menggunakan sistem yang sederhana dan kuno, sekarang dengan perkembangan zaman yang semakin maju dan teknologi sudah mulai berkembang metadata yang digunakan sudah berkembang juga seperti contoh metadata dengan menggunakan digital di perpustakaan di terapkan dalam MARC dan AACR.

Secara garis besar metadata dapat dikelompokkan menjadi 3 jenis:

1. Metadata deskriptif

Data yang dapat mengidentifikasi sumber informasi sehingga dapat digunakan untuk memperlancar proses penemuan dan seleksi. Cakupan yang ada pada data ini adalah pengarang, judul, tahun terbit, tajuk subjek atau kata kunci dan informasi lain yang proses pengisian datanya sama dengan katalog tradisional.

2. Metadata administratif

Data yang tidak hanya dapat mengidentifikasi sumber informasi tapi juga cara pengelolaanya. Cakupan dari data ini adalah sama dengan data deskriptif hanya saja ditambah dengan pembuat data, waktu pembuatan, tipe file, data teknis lain. Selain itu data ini juga mengandung informasi tentang hak akses, hak kekayaan intelektual, penyimpanan dan pelestarian sumber informasi.

3. Metadata Struktural

Data yang dapat membuat antara data yang berkaitan dapat saling berhubungan satu sama lain. Secara lebih jelas, Metadata ini digunakan untuk mengetahui hubungan antara berkas fisik dan halaman, halaman dan bab dan bab dengan buku sebagai produk akhir.Inilah kemudian memungkinkan perangkat lunak menampilkan daftar isi buku lalu langsung memunculkan bab yang dipilih (dengan click) oleh pengguna, atau bernavigasi ke bagian (halaman) lain dari “buku”. Contoh lain: Obyek multimedia yang terdiri atas komponen audio dan teks perlu sinkronasasi, dan untuk ini harus ada metadata struktural.

Ketika sumber-sumber informasi (information resources) yang tersimpan di perpustakaan dan lembaga serupa tidak lagi terbatas pada monograf, terbitan berseri, bahan audio-visual, dan format lain yang masih analog, “pra-komputer” atau “nir-komputer”, sistem-sistem dan praktek-praktek pengatalogan yang asal mulanya didesain dan dikembangkan untuk pengatalogan buku, harus disesuaikan dengan drastic. Semua ini adalah realitas baru.Era internet menghadirkan arena baru yang penuh tantangan untuk para profesional informasi.Metadata dibuat berdasarkan suatu skema metadata, yaitu sekelompok unsur metadata beserta peraturan untuk menggunakannya, yang dirancang utnuk suatu tujuan spesifik, misalnya untuk lingkungan tertentu atau untuk deskripsi sejenis sumber informasi tertentu.

Koleksi digital dan koleksi fisik tentunya berbeda, untuk itu diperlukan metadata sebagai pengganti katalog tradisional.alasannya adalah:
a. Koleksi digital merupakan sumber yang intangible yang artinya tidak dapat disentuh seperti koleksi fisik yang tangible sehingga secara tidak langsung ini akan mempengaruhi metode pengumpulan data, pengelolaan dan temu kembali.

b. Koleksi digital merupakan sumber informasi dinamis yang berbeda dengan koleksi fisik yang statis.

c. Koleksi digital berbeda dalam hal kepemilikan, bila koleksi fisik kepemilikannya adalah perpustakaan sedangkan koleksi digital bisa saja yang memiliki adalah penyedia sumber informasi dari tempat lain. jadi perpustakaan hanya menyediakan akses ke sumber informasi digital tetapi yang memiliki sumber informasi tersebut adalah instansi atau lembaga lain.

2.2 Skema Metadata Terdiri Dari 3 Komponen Yaitu:

a.Semantic

Dalam kaitannya dengan metadata, semantik dapat diartikan sebagai makna kata. Lebih jelasnya adalah kesepakatan untuk membuat istilah yang digunakan untuk mewakili suatu makna.Selain itu, terkadang juga diberi keterangaan tentang status pada istilah tersebut.

b.Content

Dalam hal ini, konten bisa diartikan sebagai cara mengisi semantic. content tersebut bisa berupa peraturan untuk kriteria pengisian unsur skema atau peraturan untuk nilai-nilai unsur.

c.Sintaksis

Sintaksis dalam skema metadata dapat berarti sebagai machine readible (dapat dibaca mesin) atau dengan kata lain bahasa pemrogaman. Sehingga semantic dan content yang telah dibuat dapat dibaca oleh mesin.

2.3 Macam–macam Metadata dalam pengkatalog-an

1. Machine Readable Cataloging (MARC) merupakan salah satu hasil dan juga sekaligus salah satu syarat penulisan katalog koleksi bahan pustaka perpustakaan. Standar metadata katalog perpustakaan ini dikembangkan pertama kali oleh Library of Congress, format LC MARC ternyata sangat besar manfaatnya bagi penyebaran data katalogisasi bahan pustaka ke berbagai perpustakaan di Amerika Serikat. Keberhasilan ini membuat negara lain turut mengembangkan format MARC sejenis bagi kepentingan nasionalnya masing-masing.

2. Metadata indoMARC ini sudah lama dipakai di kalangan perpustakaan sebagai standar katalogisasi. Di Indonesia MARCH diadopsi menjadi INDOMARCH agar memudahkan identifikasi proses katalogisasi yang sesuai dengan kaidah dan kesepakatan para pustakawan di Indonesia. Format INDOMARC merupakan implementasi dari International Standard Organization (ISO) Format ISO 2719 untuk Indonesia, sebuah format untuk tukar-menukar informasi bibliografi melalui format digital atau media yang terbacakan mesin (machine-readable) lainnya.

3. Dublin Core merupakan salah satu metadata yang digunakan untuk web resource description and discovery. Dublin Core dihadirkan karena ada beberapa pihak yang merasa kurang sesuai untuk menggunakan bentuk MARC sehingga diadakan suatu kesepakatan menyusun sebuah metadata baru yang lebih mudah dan fleksibel serta mempunyai kemampuan untuk dikembangkan dibanding MARC.

2.4 Contoh Metadata

a)   CDWA (Categories for Descriptions of Works of Art), skema untuk deskripsi karya seni.

b)   DCMES (Dublin Core Metadata Element Set), skema umum untuk deskripsi berbagai macam sumber digital.

c)   EAD (Encoded Archival Description), skema untuk menciptakan sarana temu kembali pada bahan kearsipan (archival finding aids) dalam bentuk elektronik.

d)   GEM (Gateway to Educational Materials),  skema untuk bahan pendidikan dan pengajaran.

e)   MARC (Machine Readable Cataloguing), skema yang digunakan di perpustakaan sejak tahun 1960-an untuk membuat standar cantuman bibliografi elektronik.

f)   METS (Metadata Encoding and Transmission Standard), skema metadata untuk obyek digital yang kompleks dalam koleksi perpustakaan

g)   MODS (Metadata Object Description Standard),  skema untuk deskripsi rinci sumber-sumber elektronik

h) MPEG (Moving Pictures Experts Group) MPEG-7 dan MPEG-21, skema untuk rekaman audio dan video dalam bentuk digital.

i) ONIX (Online Information Exchange), skema untuk data bibliografi pada penerbit dan pedagang buku.

j) TEI (Text Encoding Initiative): skema untuk encoding teks dalam bentuk elektronik menggunakan SGML dan XML, khususnya untuk peneliti teks di bidang humaniora.

k) VRA (Visual Resources Association ) Core, skema untuk deskripsi karya visual dan representasinya.

2.5 Keuntungan Membangun Metadata:

a. Metadata membantu mengorganisasi mengelola data.

b. Menghindari adanya duplikasi karena data yang sudah dibuat tercatat dengan baik dan diketahui.

c. Pengguna dapat mengetahui lokasi penyimpanan data spatial dan cakupan areal yang dipetakan.

d. Koleksi metadata dibuat berdasarkan dan diperkuat oleh prosedur data management oleh komunitas geospatial.

e. Metadata mempromosikan ketersediaan data spatial pada komunitas geospatial.

f. Penyedia data dapat mempromosikan ketersediaan data dan memungkinkan kerjasama dengan pihak lain untuk update dll. 

DASAR-DASAR ORGANISASI DAN INFORMASI KELOMPOK 2

LEMBAGA PENGELOLAHAN DOKUMEN SEMI PUBLIK DAN DOKUMEN PUBLIK

Pengertian

Dokumen berasal dari bahasa latin yaitu docare, yang berarti mengajar. pengertian dokumen menurut luis Gottschalk (1986;38) sering kali digunakan para ahli dalam dua pengertian,yang pertama berarti sumber tertulis bagi informasi sejarah sebagai kebalikan dari pada kesaksian lisan, artefa, peninggalan-peninggalan tertulis, dan petilan-petilasan artiologis. Kedua, yaitu diperuntukkan bagi surat-surat resmi dan surat-surat, Negara seperti surat perjanjian,Undang-undang, konsesi, dan lain lain.

Macam-macam dokumen

1. Dokumen Publik

Dokumen public berisi informasi yang isinya dapat disebar luaskan secara umum dan bebas. Dokumen jenis ini biasanya tersimpan dalam perpustakaan dalam bentuk buku atau terbitan lainnya.

2. Dokumen Semi Publik

Dokumen semi publik diperlukan dalam menjalankan kegiatan sehari-hari badan usaha, lembaga, oerganisasi, dan lain-lain. Dokumen tersebut disimpat di unit kerja pada setiap lembaga dan dikelola oleh record manager, bila sudah tidak diperlukan lagi untuk menjalankan kegiatan sehari-hari,tetapi masih perlu dilestarikan karena nilai historinya maka dokumen-dokumen tersebut dikumpulkan untuk disimpan didalam sebuahh tempat penyimpanan khusus dan orang yang mengelolanya disebut Arsiparis.

Contoh lembaga pengolahan dokumen public dan semi public

a.      Pustakawan

Pustakawan adalah seseorang yang bekerja di perpustakaan dan membantu orang menemukan buku dan informasi lainnya. kegunaan pustakawan adalah mengumpulkan, menyimpan, dan mengelola, menyebarluaskan dokumen berisi pengetahuan publik.

b.     Records manajer

Recorder manajer adalah orang yang bertanggug jawab untuk manajemen arsip dalam suatu organisasi. Kegunaan records manajer adalah untuk mengumpulkan, menyimpan dan mengelola dokumen (record) berisi pengetahuan semi publik yang tidak lagi diperlukan dalam kegiatan sehari-hari suatu lembaga atau organisasi.

c.      Arsiparis
Arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal atau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan. (UU 43/09)

Kegunaan arsiparis adalah mengumpulkan, menyimpan, dan mengelola dokumen berisi pengetahuan semi publik yang tidak lagi diperlukan untuk kegiatan sehari-hari badan usaha, lembaga, organisasi, tapi perlu dilestarikan sebab nilai historisnya.

d.     Dokumentalis
Dokumentalis adalah orang yang aktif dalam pekerjaan dokumentasi atau ahli informasi yang terlibat dalam pekerjaaan mengumpulkan koleksi dan menyebar luaskan informasi.

Tugas seorang dokumentalis adalah mengolah majalah beserta isinya, mengembangkan system temu kembali dan menyebarkan isinya. Profesi dokumentalis di Indonesia tidak dikenal walau sebenarnya sudah menjalankan pekerjaannya yaitu menghimpun, mengolah, menyimpan, dan mendistribusikan dokumentasi.

e.      Ilmuwan informasi
Ilmuan informasi adalah orang yang ahli atau memiliki banyak pengetahuan. Mengembangkan kajian Ilmu Perpustakaan dan Informasi. Mayoritas dari mereka adalah akademisi yang ada di perguruan tinggi, yang tertarik dalam bidang informasi.

Orgainisasi Informasi

1. Lembaga kearsipan

Lembaga Kearsipan  adalah lembaga yang memiliki fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidangpengelolaan arsip statis dan pembinaan kearsipan.” (Pasal 1 Angka 12 UU Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan).

Lembaga kearsipan terdiri atas unit kearsipan pada pencipta arsip dan lembaga arsip.
    a. ANRI

    b. Arsip daerah provinsi

    c. Arsip daerah kabupaten/kota; dan

    d. Arsip perguruan tinggi

2. Lembaga dokumentasi dan informasi

   a. Perpustakaan

Perpustakaan adalah sebuah koleksi buku dan majalah. Walaupun dapat diartikan sebagai koleksi pribadi perseorangan, namun perpustakaan lebih umum dikenal sebagai sebuah koleksi besar yang dibiayai dan dioperasikan oleh sebuah kota atau institusi, serta dimanfaatkan oleh masyarakat  yang rata-rata tidak mampu membeli sekian banyak buku atas biaya sendiri.

   b. Museum

Museum adalah institusi permanen, nirlaba, melayani kebutuhan publik, dengan sifat terbuka, dengan cara melakukan usaha pengoleksian, mengkonservasi, meriset, mengomunikasikan, dan memamerkan benda nyata kepada masyarakat untuk kebutuhan studi, pendidikan, dan kesenangan.

Lembaga Dokumentasi

    a. Pejabat Pengelola Dokumentasi dan Informasi Lembaga Negara

    b. Pejabat Pengelola Dokumentasi dan Informasi Kementerian

    c. Pejabat Pengelola Dokumentasi dan Informasi LPNK

    d. Pejabat Pengelola Dokumentasi dan Informasi Provinsi

    e. Pejabat Pengelola Dokumentasi dan Informasi Kabupaten/Kota

    f. Perbedaan Perpustakaan, Rekod, dan Arsip

Perbedaan Perpustakaan, Recod, dan Arsip

Perpustakaan

Perpustakaan adalah sebuah tempat, gedung, ruangan atau sejumlah ruangan yang diatur untuk menyimpan dan menggunakan koleksi buku. Kumpulan buku materi perpustakaan lainnya yang disimpan untuk keperluan bacaan, belajar dan konsultasi. Adapun koleksi atau sekelompk koleksi dari buku, dan atau bahan tercetak maupun noncetak yang diorganisasi dan dirawat untuk keperluan bacaan, konsultasi, studi, riset dsb. Perpustakaan dikelola untuk memfasilitasi akses pemustaka, dikelola oleh pustakawan atau pegawai terlatih lainnya guna memenuhi keperluan pemustaka.

Rekod

Merupakan dokumen yg diciptakan atau diterima oleh badan korporasi, keluarga, perorangan dalam menjalankan fungsi dan aktivitasnya.

Contoh SIM, KTP, KTM dll.

Arsip

Adalah berkas pranata umum maupun swasta yang dinilai perlu disimpan secara permanen untuk untuk tujuan acuan dan penelitian dan telah disimpan atau telah dipilah untuk disimpan pada sebuah lembaga kearsipan.

Daftar Puastaka

Http://www.duniapelajar.com/2016/04/11/pengertian-dokumentasi-menurut-para ahli/

Http://Kharisma-a-p-fisip09.web.unair.ac.id/artikel_detail-36379-dunia/20ilmu-ilmu/20informasi/20perpustakaan.html