DASAR-DASAR ORGANISASI DAN INFORMASI KELOMPOK 8

AUTHORITY CONTROL DAN AUTHORITY LIST

Authority Control

    Authority control adalah alat yang digunakan pustakawan dalam menentukan bentuk-bentuk tajuk, seperti tajuk nama, badan korporasi, dan tajuk subjek. Authority control membuat keseragaman akses dalam records bibliografi, sehingga identifikasi tajuk pengarang dan subjek menjadi jelas.

Kata authority berasal dari gagasan bahwa nama-nama orang, tempat, benda dan konsep diotorisasi.

Yaitu mereka dibentuk dalam satu bentuk tertentu. Judul atau pengenal ini diterapkan secara konsisten di seluruh katalog yang menggunakan file otoritas masing-masing dan diterapkan untuk metode lain dalam mengatur data seperti hubungan dan referensi silang. Authority control adalah kegiatan menetapkan, membuat, dan menggunakan istilah standar yang dipakai dalam katalog perpustakaan beserta acuannya.

Tahapan Pelaksanaan Authority Control

1. Memastikan titik-titik temu unik dan konsisten dalam isi dan bentuk

2. Meningkatkan ketetapan dan perolehan data

3. Menyediakan satu jaringan yang menghubungkan berbagai tajuk yang berhubungan pada katalog

4. Meningkatkan temu kembali dengan menyediakan konsistensi pada bentuk-bentuk tajuk yang digunakan untuk mengidentifikasi pengarang, nama tempat, judul seragam, seri dan subjek

Contoh penggunaan

1. Seperti pengaplikasian Authority Control pada katalog online OPAC memungkinkan pengguna untuk menelusur dengan pengarang atau istilah yang umum.

2. Authority control dapat juga dipakai untuk mengecek atau memvalidasi nama anggota perpustakaan. Misalnya : ketika seorang petugas perpustakaan atau sebuah mesin pengembalian buku otomatis mnerima nama dan identitas seorang anggota perpustakaan, maka komputer pertama-tama akan melakukan pengecekan ke sebuah berkas yang berisi daftar semua anggota perpustakaan.

3. Untuk membantu menemukan file yang tepat untuk mengindeks materi bergambar seperti ketika membuat katalog foto documenter, kartun, cetakan, poster, ilustrasi, dangambar desain.

4. Di dalam katalog terdapat nama atau ejaan yang berbeda hanya untuk satu orang atau subjek. Contohnya

a. Diana. (1)

b. Diana, Putri Wales. (1)

c. Diana, Princess of Wales, 1961-1997 (13)

d. Diana, Princess of Wales, 1961- 1997 (1)

e. Diana, princess of Wales, 1961- 1997 (2)

f. Diana, Princess of Wales, 1961-1997

Istilah istilah yang berbeda ini menggambarkan orang yang sama. Dengan demikian, authority control mengurangi penulisan ini ke satu penulisan unik atau judul resmi.

Permasalahan yang muncul  pada sistem authority control

a. Hasil penelusuran tidak sesuai

b. Ruas-ruas yang terdapat dalam tajuk belum terkoneksi, sehingga sulit mendeteksi apakah setiap tajuk dalam ruas-ruas tersebut sudah dikeluarkan atau belum.

c. Penelusuran masih kaku, tidak bisa dari kata kunci

d.Tidak ada warning dalam penulisan tajuk yang kurang tepat atau tajuk itu sudah dimasukkan atau belum, sehingga masih banyak kesalahan atau duplikasi data. Kesalahan-kesalahan dalam penulisan tajuk biasanya terjadi karena kurang ketelitian pustakawan ketika menuliskan bentuk tajuk dalam deskripsi bibliografis yang secara otomatis langsung tersimpan pada pangkalan data authority

e. Semua pustakawan dapat masuk ke pangkalan data authority, sehingga data authority tidak terkontrol.

f.  Antara pangkalan data authority, pangkalan data bibliografis, dan pangkalan data OPAC belum terintegrasi, sehingga proses pengolahan bahan perpustakaan dan proses penelusuran informasi belum berjalan secara maksimal.

    

Cara mengatasi permasalahan pada authority control

Berdasarkan kendala yang ditemui pada sistem authority control yang ada saat ini maka dibutuhkan sistem baru untuk menyempurnakan sistem yang lama agar masalah-masalah yang ada dapat diminimalisasi. Pengembangan sistem yang baru tersebut memerlukan penambahan sistem sebagai berikut:

a. Hasil penginputan tajuk pada pangkalan data deskripsi bibliografis harus melalui tahap validasi, sehingga kesalahan-kesalahan dalam penulisan tajuk tidak langsung masuk ke pangkalan data authority.

b. Manipulasi data pada pangkalan data authority hanya dapat dilakukan oleh pustakawan yang mendapat hak akses, yaitu pustakawan yang bertugas sebagai operator, sehingga keamanan data lebih terkontrol

c. Memberikan warning pada penulisan bentuk tajuk yang salah atau yang sudah ada, misalnya data tidak bisa disimpan, sehingga mengurangi kesalahan dan duplikasi data.

d. Menyediakan fasilitas penelusuran melalui kata kunci

e. Menyediakan tampilan yang mudah dimengerti oleh pengguna

f. Menyediakan rujukan agar pemustaka dapat menemukan informasi yang dibutuhkan dengan cepat dan akurat.

Authority list

Authority list merupakan daftar judul yang dipilih untuk digunakan dalam katalog, disusun sebagai karya referensi resmi oleh para katalog untuk digunakan di dapartemen katalog.

Fungsi dari authority list adalah menyeragamkan dan mengendalikan tajuk-tajuk nama dan subyek, serta acuan-acuan yang digunakan di katalog perpustakaan.

Authority Control dan Authority List pada Pengkatalogan Deskriptif

Authority control pada tahap pengkatalogan deskriptif mencakup pengendalian tajuk nama orang dan badan korporasi (corporate bodies).

Authority control dan authority list dalam pengindeksan subjek

Authority control atau pengawasan terhadap tajuk pada tahap pengindeksan subjek dilakukan dengan kosakata terkendali (controlled vocabulary) atau bahasa indeks, seperti daftar-daftar tajuk subjek seperti Daftar Tajuk Subjek untuk Perpustakaan Indonesia, Daftar Tajuk Subjek Universitas Indonesia, maupun bagan klasifikasi supaya wakil dokumen dengan subjek yang sama terkumpul di satu tempat, maka tiap konsep diwakili oleh satu istilah saja.