DASAR-DASAR ORGANISASI DAN INFORMASI KELOMPOK 6

KERANGKA SISTEM INFORMASI

Pengertian Informasi

Sistem Informasi adalah sekumpulan komponen yang saling terkait atau saling bekerjasama untuk mengumpulkan mengolah, menyimpan, dan menyebarkan informasi dalam organisasi.

Sistem Informasi merupakan kombinasi teratur dari orang-orang, perangkat keras (hardware), perangkat lunak ( software), jaringan komunikasi dan sumber daya data yang mengumpulkan, mengubah dan menyebarkan informassi dalam sebuah organisasi.

Kerangka kerja system informasi

a.  Konsep dasar

b. Teknologi informasi

c. Aplikasi bisnis

d. Proses pengembangan

e. Tantangan manajemen

Komponen system informasi

a. Bahan pustaka

b. Susunan koleksi

c. Katalog

d. Pengguna

Proses system informasi

a.  Pengindeksan

b. Temu kembali informasi

Kerangka kerja perpustakaan yang berfokus pada proses pengorganisasian informasi di satu pihak dan pencarian kembali informasi di pihak lain, digambarkan oleh Lauren B. Doyle dalam diagram berikut ini:

Peran Jasa Layanan Informasi

Fungsi utama suatu jasa layanan informasi (information service) ialah untuk bertindak sebagai antar-muka yaitu masyarakat sebagai kelompok pemakai dan  dunia sumber-sumber informasi dalam bentuk tercetak maupun dalam bentuk lain.

Kecenderungan konsep layanan perpustakaan seperti ini memerlukan kondisi-kondisi sebagai berikut:

1. Perpustakaan harus mempunyai persediaan informasi dan sumber-sumber informasi yang multitujuan, memadai, dan bervariasi, baik dalam isi, format, maupun ukurannya.

2. Perpustakaan harus mengorganisasikan dan menawarkan pelayananya dengan konsep layanan terhantar (tidak hanya menunggu pengguna datang ke perpustakaan).Seperti halnya pedagang perpustakaan harus mengembangkan sayap dengan cara memperbanyak jumlah pengguna.

Pengelolaan Informasi Oleh Perpustakaan

Pengelolaan informasi menjadi tugas pokok perpustakaan, sebab informasi menjadi aset utama perpustakaan dalam menjaga kelangsungan eksistensinya. Oleh karenanya perpustakaan  berdasarkan fungsinya melakukan kegiatan-kegiatan kepustakawanan yang tidak bisa dilakukan oleh orang lain.

            1.Penyimpanan Dokumen

Penyimpanan bahan pustaka merupakan meliputi kegiatan bagaimana memperlakukan bahan-bahan pustaka dalam pengaturan di tempat penyimpanan

            2.Layanan Dokumen
Pelayanan adalah tindakan atau oerbuatan seseorang atau organisasi untuk memberikan kepuasan kepada pelanggan. Sejalan dengan hal tersebut menurut Gronroos dalam Lupiyoadi (2001:5) menyatakan bahwa “Suatu aktivitas atau serangkaian aktivits yang bersifat kasat mata(tidak dapat diraba) yang terjadi sebagai akibat adanya interaksi antara konsumen dengan karyawan atau hal hal lain yang disediakan oleh perusahaan pemberi pelayanan yang dimaksudkan untuk memecahkan permasalahan pelanggan”

3.Pelayanan Perpustakaan

Layanan perpustakaan adalah berarti layanan yang diberikan kepada pembaca dalam memperoleh informasi dengan cepat, tepat serta mudah untuk menemukan bahan pustaka/informasi sesuai dengan kebutuhan mereka.

Pengindeksan dan Indeks

Pengindeksaan adalah menganalisa sebuah dokumen kemdian menerjemahkan ke dalam bahasa indeks. Adapun fungsi-fungsi pengindeksan antara lain :

a. Memberi panduan secara rinci untuk mendapatkan suatu bahan

b. Memudahkan pencarian suatu bahan atau sumber informasi dengan baik dan benar

c. Membantu dalam mencari suatu bahan yang akan dicari

d. Memberitahu hubungan antara suatu bahan atau sumber informasi dengan bahan atau sumber informasi lainnya

e. Menyediakan suatu pandangan yang menyeluruh yang terdapat dalam teks atau koleksi

Indeks

Dari segi bahasa didefenisikan sebagai sesuatu yang menunjuk atau menanda, daftar nama-nama yang disusun secara alfabetis. Unsur-unsur indeks yaitu
a. Kosa kata

b. Bentuk kata

Jenis-jenis indeks

a. Indeks belakang buku

b. Indeks berantai (chain index)

c. Indeks nama / pengarang

d. Indeks berabjad

e. Indeks kata kunci (keyword index)

f. Indeks KWIC / KWOC

Katalog Sebagai Indeks Perpustakaan

Perpustakaan memerlukan katalog adalah untuk menunjukkan ketersedian koleksi yang dimilikinya. Untuk itu, perpustakaan memerlukan suatu daftar yang berisikan informasi bibliografis dari koleksi yang dimilikinya.

Wakil Dokumen Ringkas Katalogisasi (cataloging). Kegiatan atau proses pembuatan wakil ringkas dari bahan pustaka atau dokumen (buku, majalah, CD-ROM, microfilm, dll.)

Abstrak

Adalah upaya para pustakawan dan pengelola system informasi untuk memudahkan pemanfaatan koleksi atau dokumen oleh penggunanya, terutama dokumen tekstual.